Trên thiệp chỉ có một dòng ghi giờ, nhưng đằng sau dòng đó là bốn năm tiếng với mười mấy việc phải xảy ra đúng thứ tự. Phần lớn cặp đôi chỉ biết lịch trình tiệc cưới của mình vào buổi họp cuối với nhà hàng, lúc đó thì đã quá muộn để đổi.
Dưới đây là một buổi tiệc dựng lại theo từng mốc giờ, để bạn biết trước mình sẽ đứng ở đâu vào lúc nào, và biết chỗ nào dễ trễ mà chuẩn bị.
Tiệc trưa hay tiệc tối
Hai kiểu tiệc có nhịp khác nhau hẳn.
Tiệc trưa thường bắt đầu đón khách khoảng mười một giờ, khai tiệc quá trưa một chút, và tan khoảng đầu giờ chiều. Ưu điểm là xong sớm, cả hai còn sức, khách ở xa về được trong ngày. Nhược điểm là khách đi làm khó nghỉ buổi sáng, và nếu sáng đó còn lễ rước dâu thì cả ngày sẽ rất gấp.
Tiệc tối đón khách khoảng năm giờ rưỡi, khai tiệc khoảng sáu giờ rưỡi, tan khoảng chín giờ. Kiểu này phổ biến nhất vì khách tan làm là đi được. Nhược điểm là nếu buổi sáng có lễ gia tiên thì hai bạn phải giữ sức suốt một ngày dài, và có một khoảng trống dài buổi chiều cần tính chỗ nghỉ cho người nhà ở xa.
Lịch trình mẫu cho tiệc tối
| Giờ | Việc xảy ra | Hai bạn ở đâu |
|---|---|---|
| 16:00 | Nhà hàng dựng xong sảnh, trang trí, bảng tên bàn | Chưa cần có mặt |
| 16:30 | Gia đình đến, kiểm tra sảnh, sơ đồ bàn, hộp mừng, sổ lưu bút | Đến, đổi trang phục |
| 17:00 | Thợ ảnh chụp ảnh sảnh trống, chụp ảnh đôi | Chụp ảnh |
| 17:30 | Mở cửa đón khách, nhạc nền, chiếu ảnh cưới | Đứng ở cửa đón khách |
| 18:15 | Khách gần đủ, người nhà mời khách vào bàn | Vẫn ở cửa |
| 18:30 | MC mời hai họ lên sân khấu, đại diện gia đình phát biểu | Chờ sau cánh gà |
| 18:45 | Cô dâu chú rể tiến vào sảnh, nghi thức trên sân khấu | Trên sân khấu |
| 19:00 | Nhà hàng bắt đầu ra món | Về bàn chính, ăn vài miếng |
| 19:30 | Đi từng bàn cảm ơn và chụp ảnh | Đi bàn |
| 20:30 | Khách bắt đầu ra về | Ra cửa tiễn khách |
| 21:00 | Khách cuối về, dọn sảnh | Kiểm hộp mừng, gom quà |
Lịch trình mẫu cho tiệc trưa
| Giờ | Việc xảy ra |
|---|---|
| 10:00 | Gia đình đến, kiểm tra sảnh và hộp mừng |
| 10:30 | Chụp ảnh đôi, ảnh gia đình |
| 11:00 | Mở cửa đón khách |
| 11:45 | Mời khách vào bàn |
| 12:00 | Khai tiệc, nghi thức sân khấu |
| 12:20 | Ra món |
| 12:50 | Đi bàn cảm ơn |
| 13:30 | Tiễn khách |
| 14:00 | Dọn, kiểm hộp mừng |
Nếu buổi sáng còn lễ rước dâu, lịch trên phải đẩy sớm hơn nữa hoặc đổi sang tiệc tối. Rước dâu buổi sáng rồi tiệc trưa cùng ngày là lịch rất căng, chỉ nên làm khi nhà gái và nhà hàng ở gần nhau.
Từng mốc thực ra làm gì
Đón khách ở cửa. Đây là phần dài nhất hai bạn phải đứng, thường gần một tiếng. Khách đến là chụp ảnh, bắt tay, nói vài câu. Hãy chuẩn bị: một đôi giày dễ đứng cho cô dâu, một người giữ sẵn nước uống ở gần, và một người trong nhà đứng cạnh để nhắc tên những khách hai bạn không nhận ra.
Khai tiệc và phát biểu. MC mời đại diện hai gia đình lên nói. Phần này nên ngắn, và nên nói trước với người phát biểu rằng chỉ cần hai ba phút. Chỗ này hay bị kéo dài nhất, vì có người lên nói mười lăm phút trong lúc khách đã đói.
Nghi thức trên sân khấu. Thường gồm rót rượu, cắt bánh, và mời rượu cha mẹ hai bên. Một số nhà hàng có thêm màn rót tháp ly hoặc thả bong bóng. Cả phần này chỉ nên mười đến mười lăm phút.
Ra món và đi bàn. Tranh thủ ăn vài miếng ở đoạn này, vì bắt đầu đi bàn rồi thì sẽ không còn cơ hội. Đi bàn theo thứ tự đã định trước: bàn người lớn và họ hàng trước, bàn bạn bè sau. Nhờ một người thân đi cùng để nhắc tên và giục nhẹ khi một bàn nói quá lâu.
Tiễn khách. Nhiều cặp đôi quên mốc này vì lúc đó đã mệt. Nhưng khách về mà không thấy cô dâu chú rể đâu thì họ sẽ thấy thiếu. Chỉ cần đứng ở cửa mười lăm phút cuối là đủ.
Sau khi khách về. Kiểm hộp mừng ngay tại sảnh, có mặt ít nhất hai người trong gia đình. Gom quà, sổ lưu bút, hoa. Kiểm lại xem có ai để quên đồ. Thanh toán phần phát sinh với nhà hàng nếu đã hẹn thanh toán trong ngày.
Ai giữ nhịp cho cả buổi
Có ba người lo việc này, và hai bạn không nên là ai trong số đó.
MC giữ nhịp phần sân khấu. Gặp MC trước ngày cưới ít nhất một lần, đưa tên đúng của hai bên gia đình kèm cách phát âm, và nói rõ những gì bạn không muốn: không trò chơi, không gọi bạn bè lên hát, không hỏi chuyện riêng tư.
Một người điều phối trong gia đình. Chọn một người bình tĩnh, không phải cô dâu chú rể và không phải cha mẹ, vì cha mẹ còn phải tiếp khách. Người này giữ số điện thoại nhà hàng, thợ ảnh, MC, và là người duy nhất được quyền quyết định khi có việc phát sinh.
Quản lý sảnh của nhà hàng. Người này điều nhịp ra món và điều nhân viên. Người điều phối của bạn chỉ cần làm việc với một người này, đừng để năm người trong họ cùng đi nói với nhân viên nhà hàng.
Những chỗ hay bị trễ
Khách đến muộn. Rất bình thường ở Việt Nam, khách thường đến sau giờ trên thiệp khoảng ba mươi đến bốn mươi lăm phút. Nên ghi trên thiệp giờ đón khách, còn giờ khai tiệc ghi muộn hơn, chứ đừng ghi một giờ duy nhất rồi mong khách đến đúng.
Phát biểu quá dài. Nói trước với người phát biểu về thời lượng, và nhờ MC tìm cách cắt cho lịch sự.
Đi bàn quá lâu. Một bàn bạn thân rất dễ ngốn hai mươi phút. Hãy giao hẳn cho người đi cùng nhiệm vụ giục.
Đổi trang phục. Nếu cô dâu đổi váy giữa buổi, hãy tính đủ mười lăm phút, đừng tính năm phút. Và chuẩn bị phòng đổi ở gần sảnh, không phải ở tầng khác.
Chụp ảnh nhóm. Ảnh với từng nhóm bạn có thể kéo rất dài. Gọn hơn là hẹn chụp ảnh nhóm vào lúc khách gần về, ở một góc đã chọn trước, thay vì chụp rải rác cả buổi.
Nếu cùng ngày còn lễ gia tiên buổi sáng
Ngày này dài nhất, nên cần ba thứ:
Một khoảng nghỉ đúng nghĩa. Giữa lễ sáng và tiệc tối phải có ít nhất một tiếng để hai bạn nằm nghỉ, không tiếp ai. Đặt trước một phòng gần nhà hàng nếu nhà ở xa.
Chỗ nghỉ và bữa trưa cho người nhà ở xa. Nếu họ hàng từ quê lên dự lễ sáng rồi chờ tiệc tối, đừng để họ ngồi ngoài quán cả buổi chiều.
Một túi đồ mang theo. Giày dự phòng, phấn, kim chỉ, băng cá nhân, nước, chút bánh. Giao cho người điều phối giữ.
Ghi lịch trình này lên thiệp thế nào
Khách không cần biết cả lịch trình nội bộ. Họ cần biết đúng ba thứ: đến lúc nào, ở đâu, và có phải dự phần nào khác không.
Trên thiệp, hãy ghi giờ đón khách rõ ràng và ghi riêng giờ khai tiệc. Chỉ ghi một con số thì khách sẽ đoán, và đoán sai theo cả hai hướng: có người đến quá sớm lúc sảnh chưa xong, có người đến lúc đã ăn gần xong.
Nếu trong ngày có nhiều mốc và nhiều nhóm khách khác nhau, ví dụ họ hàng dự lễ gia tiên buổi sáng còn bạn bè chỉ dự tiệc tối, thiệp giấy sẽ rất khó trình bày cho rõ. Trên thiệp cưới online thì mỗi mốc là một dòng riêng, có giờ và bản đồ của đúng nơi đó, ai cần đường đi thì bấm vào bản đồ chứ không phải nhắn hỏi lại.
Một buổi tiệc chạy đúng nhịp không làm khách nhớ gì đặc biệt, nhưng một buổi tiệc trễ bốn mươi phút thì ai cũng nhớ. Nên phần lịch trình này đáng để ngồi xuống viết ra giấy một lần, rồi gửi cho MC, nhà hàng và người điều phối, trước ngày cưới ít nhất một tuần. Bản gửi cho khách thì gọn hơn nhiều: chỉ giờ đón khách, giờ khai tiệc và địa chỉ.