Có một khoảnh khắc trong tiệc cưới mà không ai chụp ảnh: một người khách vừa bỏ phong bì vào hộp, đứng giữa sảnh, mắt đi tìm một cái bàn có người mình biết. Nếu tìm không ra, họ sẽ ngồi xuống một bàn lạ, ăn im lặng bốn mươi phút rồi về sớm.
Xếp bàn là việc nghe như thủ tục hành chính, nhưng nó quyết định khách của bạn có một buổi tối vui hay một buổi tối dài.
Cần có gì trước khi bắt đầu xếp
Danh sách khách đã xác nhận, có số người mỗi nhóm. Điều kiện đầu tiên, và cũng là chỗ nhiều cặp đôi bị mắc. Xếp bàn dựa trên danh sách mời thì sẽ phải xếp lại toàn bộ khi biết ai thật sự đến. Cách theo dõi xác nhận tham dự có bài riêng; nếu khách nhận thiệp cưới online thì chờ phần lớn trả lời xong rồi hãy xếp.
Số ghế một bàn của nhà hàng. Thường là mười, có nơi mười hai. Con số này quyết định cách bạn chia nhóm.
Sơ đồ sảnh. Xin nhà hàng bản vẽ có đánh số bàn, vị trí sân khấu, cửa vào, lối đi, chỗ đặt hộp mừng. Đừng xếp bàn trên giấy trắng rồi mới đối chiếu với sảnh thật.
Bàn gần sân khấu dành cho ai
| Khu vực | Dành cho | Vì sao |
|---|---|---|
| Bàn đầu, sát sân khấu | Cha mẹ, ông bà, người lớn nhất trong họ | Vai vế, và để tiện lên sân khấu |
| Bàn gần sân khấu | Họ hàng gần hai bên | Vẫn nghe rõ, nhìn rõ nghi thức |
| Khu giữa | Bạn bè thân, đồng nghiệp gần | Chỗ dễ nói chuyện, không quá ồn |
| Gần cửa hoặc phía sau | Khách xã giao, nhóm hay đến muộn về sớm | Ra vào không làm ảnh hưởng ai |
| Xa loa | Người lớn tuổi, gia đình có trẻ nhỏ | Nhạc to làm người già rất mệt |
Còn hai chỗ hay bị bỏ sót: tránh xếp người lớn tuổi ngay trước dàn loa, và tránh xếp bàn nào ngay dưới máy lạnh thổi thẳng. Cả hai đều là những chuyện khách sẽ không nói ra nhưng sẽ nhớ.
Chia nhóm theo quan hệ, không theo thứ tự danh sách
Cách xếp sai phổ biến nhất là cứ điền tên theo thứ tự trong danh sách cho đủ mười người một bàn. Kết quả là một bàn có hai người bạn cấp ba, ba đồng nghiệp và năm người họ hàng không biết nhau.
Nên gom theo nhóm có điểm chung, rồi mới chia bàn:
Họ hàng bên nội, họ hàng bên ngoại, bạn cấp ba, bạn đại học, đồng nghiệp công ty hiện tại, đồng nghiệp công ty cũ, láng giềng, bạn của cha mẹ.
Nếu một nhóm chỉ có sáu người mà bàn mười ghế, đừng ghép bừa bốn người lạ vào. Hãy ghép nhóm đó với một nhóm gần gũi, ví dụ bạn đại học ghép với bạn cùng phòng thời sinh viên, hoặc để bàn đó sáu người và xin nhà hàng tính theo suất nếu được.
Một mẹo đơn giản: mỗi bàn nên có ít nhất một người nói chuyện được với tất cả những người còn lại. Người đó sẽ tự khắc làm việc giới thiệu mọi người với nhau.
Những người không nên ngồi cùng bàn
Nhà nào cũng có, không ai muốn nói ra, nhưng vẫn phải tính:
Người trong họ đang có chuyện với nhau. Vợ chồng đã chia tay, hoặc người từng yêu cô dâu hay chú rể. Hai người có xích mích trong công việc. Người thích uống nhiều ngồi cùng người không uống được.
Không cần xếp họ ở hai đầu sảnh cho xa nhất, chỉ cần khác bàn và không đối diện nhau trong tầm mắt. Nếu không biết rõ, hãy hỏi cha mẹ. Người lớn thường biết những chuyện này rõ hơn bạn.
Khách đi một mình
Người đi một mình đến đám cưới là nhóm dễ ngồi lạc nhất. Có mấy cách.
Xếp họ vào bàn có người họ biết, dù chỉ biết một người. Một người quen là đủ để không thấy lẻ loi.
Nếu có nhiều khách đi một mình và đều là bạn của bạn, hãy gom họ thành một bàn, thường lại là bàn vui nhất buổi.
Nhắn trước cho họ biết sẽ ngồi bàn nào và cùng với ai. Chỉ một tin nhắn, nhưng nó gỡ hết nỗi lo trước khi họ bước vào sảnh.
Trẻ em, người lớn tuổi và trường hợp đặc biệt
Trẻ em. Nếu có nhiều trẻ, xin nhà hàng ghế cao và xếp các gia đình có con nhỏ gần nhau, gần lối ra để tiện dẫn con đi. Đừng xếp trẻ nhỏ ở bàn sát sân khấu, tiếng nhạc và đèn sẽ làm chúng khóc.
Người lớn tuổi và người đi lại khó. Xếp gần cửa và gần nhà vệ sinh, xa loa. Nếu có khách đi xe lăn, nói trước với nhà hàng để họ chừa lối và bỏ một ghế.
Khách ăn chay hoặc dị ứng. Đếm chính xác bao nhiêu suất chay và ở bàn nào, rồi báo nhà hàng kèm số bàn. Nếu chỉ báo tổng số mà không nói bàn nào thì nhân viên sẽ mang lẫn. Chuyện dị ứng thì nên hỏi ngay trong phần xác nhận tham dự, thêm một ô để khách ghi.
Khách đến mà không xác nhận trước
Chuyện này luôn xảy ra. Tỷ lệ khách đến ngoài dự kiến thường không nhỏ, nhất là khách ở quê và khách của cha mẹ.
Nên đặt trước một đến hai bàn dự phòng và thống nhất với nhà hàng rằng nếu không dùng thì không tính tiền hoặc chỉ tính một phần. Phải hỏi và ghi rõ ngay khi đặt cọc, đừng để đến hôm đó mới thương lượng.
Đồng thời nhờ một người trong gia đình đứng ở cửa với sơ đồ bàn trong tay, chuyên xử lý những khách không có tên. Người này quan trọng hơn bạn tưởng.
Trình bày sơ đồ cho khách thấy
Có thể dùng cùng lúc cả ba:
Bảng số bàn trên mỗi bàn. Bắt buộc phải có, và số phải to, đọc được từ xa.
Một bảng sơ đồ ở cửa vào ghi tên nhóm theo số bàn, ví dụ bàn 5 và 6 là bạn đại học. Ghi tên nhóm gọn hơn ghi tên từng người, và cũng tránh chuyện khách so sánh xem ai được xếp gần sân khấu hơn.
Một người đón và chỉ bàn. Hiệu quả hơn cả, đặc biệt với người lớn tuổi. Chọn hai người trong họ, mỗi bên một người, vì họ biết mặt khách của bên mình.
Nếu khách nhận thiệp qua đường link riêng, bạn nhắn kèm số bàn cho từng nhóm vài ngày trước tiệc là được. Khách vào sảnh đi thẳng đến bàn, không phải đứng tìm.
Chốt số với nhà hàng lúc nào
Nhà hàng thường yêu cầu chốt số bàn trước khoảng một tuần, và cho điều chỉnh một hai bàn trước một hai ngày. Hãy hỏi rõ cả hai mốc này ngay khi đặt cọc, cùng với hai câu nữa: thêm bàn trong ngày có được không và tính giá thế nào, bớt bàn thì trước bao nhiêu ngày mới không mất tiền.
Trước khi chốt, hãy gọi hoặc nhắn lại cho những khách quan trọng mà chưa xác nhận. Một cuộc gọi ngắn lúc này rẻ hơn nhiều so với một bàn trống hoặc một bàn thiếu.
Xếp bàn thường mất một buổi tối ngồi với nhau, và thường phải làm lại hai ba lần khi có người báo thêm hoặc báo hủy. Nhưng nó quyết định trực tiếp việc khách có thấy mình được nghĩ đến hay không, nên đáng thời gian hơn phần lớn việc khác trong tuần cuối.
Phần mệt nhất của việc này là gom cho đủ con số. Nếu danh sách khách và phần xác nhận nằm cùng một chỗ với thiệp cưới online, bạn xếp bàn theo số thật thay vì số phỏng đoán, và lịch trình buổi tiệc cũng dễ chốt theo.