Trong tất cả những việc phải lo cho đám cưới, danh sách khách mời là chuyện hai gia đình bàn đi bàn lại nhiều nhất, và cũng là chuyện quyết định ngân sách. Mỗi bàn dư là vài triệu đồng, mỗi bàn thiếu là một buổi tối lúng túng. Bài viết này gợi ý sáu bước bạn có thể làm theo ngay, dù cưới 80 hay 800 khách.
Bước 1: Lập danh sách theo nhóm, không theo cảm tính
Đừng mở một file trống rồi ngồi cố nhớ xem còn ai chưa mời. Hãy chia sẵn nhóm và giao mỗi nhóm cho một người phụ trách.
| Nhóm | Người lập | Ghi chú |
|---|---|---|
| Họ hàng nhà trai | Cha mẹ chú rể | Ghi cả quan hệ (bác, cậu, dì) để tiện xếp bàn |
| Họ hàng nhà gái | Cha mẹ cô dâu | |
| Bạn bè chú rể | Chú rể | Chia nhỏ thành bạn học, bạn thân, bạn thể thao |
| Bạn bè cô dâu | Cô dâu | |
| Đồng nghiệp | Mỗi người tự lập | Ghi rõ công ty để xếp cùng bàn |
| Khách của cha mẹ | Cha mẹ hai bên | Thường là nhóm khó đoán số nhất |
Với mỗi khách, nên ghi ít nhất bốn thông tin: tên gọi thân mật (để hiện trên thiệp hoặc link riêng), số điện thoại hoặc Zalo, thuộc nhóm nào, và dự kiến đi mấy người.
Bước 2: Ước số khách thực đến
Theo kinh nghiệm chung, ở thành phố cứ 100 thiệp gửi đi thì có khoảng 75 đến 85 khách thực đến, ở quê tỷ lệ cao hơn, có khi vượt cả số thiệp vì một thiệp đi hai ba người. Khách của cha mẹ và họ hàng thường đi đông hơn dự kiến vì dắt theo vợ chồng con cái, trong khi bạn bè đồng nghiệp lại hay vắng hơn.
Một công thức nhanh để đặt cọc nhà hàng: lấy số thiệp nhân với 0,8, nhân tiếp với hệ số người đi cùng, rồi chia cho 10 là ra số bàn. Đây chỉ là con số tạm để đặt cọc thôi. Con số thật phải đến bước 4 mới có.
Bước 3: Gửi thiệp với link riêng cho từng khách
Đây là điểm khác biệt lớn nhất giữa thiệp cưới online và thiệp giấy. Thay vì một link chung, mỗi khách có một link riêng. Mở thiệp ra, họ thấy đúng tên mình, chẳng hạn "Thân mời anh Minh Khoa và gia đình". Bấm xác nhận là bạn biết chính xác ai vừa xác nhận, khách không phải gõ tên. Còn bạn thì biết ai đã mở thiệp, ai chưa, để nhắn lại đúng người.
Trên The Sweet, bạn dán danh sách tên từ Excel vào ô "Thêm nhiều khách", vài giây sau mỗi người đã có một link riêng. Bạn cũng có thể chia sẻ quyền thêm khách cho cha mẹ hoặc bạn thân qua một link cộng tác riêng mà không phải đưa tài khoản.
Bước 4: Theo dõi xác nhận và nhắc nhẹ
Sau khi gửi thiệp chính, tức khoảng ba đến bốn tuần trước tiệc, hãy đặt lịch cứ ba ngày kiểm tra phần xác nhận một lần.
Trong tuần đầu, phần lớn bạn bè và đồng nghiệp sẽ tự trả lời. Đừng nhắc ai cả.
Từ ngày 8 đến ngày 14, nhắn riêng cho những người đã mở thiệp nhưng chưa xác nhận, kiểu như "Anh Khoa sắp xếp được không ạ, để em xếp bàn cho anh chị?".
Từ ngày 15 đến ngày 20, gọi điện cho những người chưa mở thiệp. Rất có thể họ không hay dùng Zalo.
Khoảng năm ngày trước tiệc, gửi tin nhắc chung kèm giờ và bản đồ cho tất cả khách đã xác nhận.
Một điểm rất đáng giá của thiệp online là khách có thể ghi chú ngay khi xác nhận: ăn chay, đi cùng trẻ nhỏ, đến muộn sau lễ. Đó là những thông tin nhà hàng rất cần mà thiệp giấy không cách nào thu được.
Bước 5: Xếp bàn
Xuất danh sách khách đã xác nhận ra Excel và thêm một cột "Bàn". Vài nguyên tắc để xếp ít sai nhất:
- Xếp theo nhóm quen nhau, không theo thứ tự xác nhận.
- Bàn gia đình hai bên đặt gần sân khấu. Bàn bạn bè trẻ đặt gần lối ra vào, vì họ thường đến muộn và về sớm.
- Cứ mười bàn thì chừa một bàn dự phòng. Khách không mời mà vẫn đến là chuyện rất thường.
- In sơ đồ bàn kèm tên nhóm, đặt ở bàn tiếp tân.
Bước 6: Chốt số với nhà hàng
Nhà hàng thường yêu cầu chốt số bàn trước khoảng một tuần và cho điều chỉnh một đến hai bàn trước một hai ngày. Con số để chốt là số khách đã xác nhận cộng với 60 phần trăm số khách chưa trả lời (riêng nhóm họ hàng thì lấy 80 phần trăm). Nhớ hỏi rõ chính sách bàn dự phòng, vì nhiều nơi chỉ tính tiền khi bàn thực sự được mở.
Những lỗi khiến danh sách rối
Hai gia đình dùng hai file khác nhau, thế là trùng khách hoặc sót khách. Cách tránh là dùng một nơi duy nhất và chia nhóm rõ ràng.
Ghi tên không thống nhất, lúc là "anh Minh", lúc là "Minh Khoa", lúc lại "Khoa IT", đến khi tra cứu thì mất cả buổi. Nên thống nhất ghi tên gọi kèm họ tên đầy đủ.
Không ghi người đi cùng, đến tiệc thì thiếu ghế. Tốt nhất là hỏi ngay khi mời, hoặc để khách tự chọn số người trong phần xác nhận.
Gửi thiệp rồi bỏ đó, đến ngày chốt bàn mới tá hỏa. Cứ đặt lịch kiểm tra đều đặn như ở bước 4 là tránh được.
Bảng tính mẫu
Nếu muốn tự quản lý bằng Excel hoặc Google Sheets, bạn có thể dùng các cột sau. Phần thông tin gồm Tên gọi, Họ tên, Nhóm, Người phụ trách, Số điện thoại hoặc Zalo, Số người dự kiến. Phần theo dõi gồm Đã gửi thiệp, Đã mở, Xác nhận (Có, Không, Chưa), Số người thực, Ghi chú và Bàn.
Trên thiệp cưới online của The Sweet, mục Khách mời đã có sẵn phần lớn các cột này (tên, nhóm, số điện thoại, đã mở thiệp, xác nhận, số người, ghi chú) và tự cập nhật mỗi khi khách xác nhận. Đến lúc xếp bàn, xuất ra Excel là xong.
Quản lý khách mời thật ra không khó. Quan trọng là bắt đầu sớm và có một nơi duy nhất để mọi người cùng cập nhật. Hãy tạo thiệp cưới online và nhập danh sách khách ngay từ hôm nay, phần còn lại The Sweet lo giúp bạn.