"Gửi thiệp lúc nào là vừa?" là câu hỏi mà gần như cặp đôi nào cũng băn khoăn khi thiệp vừa làm xong. Gửi sớm quá, khách xem rồi quên. Gửi muộn quá, khách đã nhận lời một đám cưới khác cùng ngày. Với thiệp cưới online còn thêm một chuyện phải tính: khách cần thời gian để xác nhận tham dự, còn bạn cần thời gian để chốt số bàn với nhà hàng.
Vì sao thời điểm gửi lại quan trọng?
Trước hết là vì lịch của khách. Vào mùa cưới, khoảng từ tháng Mười đến tháng Ba, không ít người nhận hai đến ba thiệp mỗi tuần. Ai mời trước, khách nhận lời trước.
Thứ hai là chuyện chốt số lượng. Nhà hàng thường yêu cầu chốt số bàn trước khoảng một tuần. Thiệp gửi trễ thì đến lúc chốt bạn chỉ có thể đoán mò.
Cuối cùng là khách ở xa. Người thân ở tỉnh khác hay đang sống ở nước ngoài cần thời gian để đặt vé và xin nghỉ.
Lịch gửi thiệp gợi ý
| Nhóm khách | Thiệp cưới online | Thiệp giấy |
|---|---|---|
| Họ hàng ở xa, khách nước ngoài | 2 đến 3 tháng trước (báo ngày) | 6 đến 8 tuần |
| Cha mẹ, ông bà, họ hàng gần | 6 đến 8 tuần | 4 đến 6 tuần |
| Bạn bè, đồng nghiệp | 3 đến 4 tuần | 2 đến 3 tuần |
| Khách bổ sung, mời gấp | 1 đến 2 tuần | Gửi tay trước 1 tuần |
Đây là những mốc an toàn, còn thực tế mỗi nơi mỗi khác. Ở thành phố lớn, bạn bè đồng nghiệp nhận thiệp trước ba tuần là vừa. Ở quê, họ hàng thường muốn được báo sớm hơn để "mời cho phải phép".
Ba mốc cần nhớ
Báo ngày cưới: 2 đến 3 tháng trước
Lúc này chưa cần thiệp đầy đủ. Chỉ cần một tin nhắn, hoặc một thiệp online có ảnh, tên hai bạn và ngày cưới, là khách đã có thể giữ chỗ trong lịch. Với thiệp cưới online, bạn có thể xuất bản bản rút gọn trước rồi bổ sung lịch trình và bản đồ sau. Link không đổi, khách mở lại là thấy bản mới nhất.
Gửi thiệp chính: 3 đến 4 tuần trước
Đây là lần gửi quan trọng nhất. Thiệp lúc này phải có đủ giờ đón khách, giờ khai tiệc, địa điểm kèm bản đồ, trang phục gợi ý và nút xác nhận tham dự. Nên gửi vào buổi tối các ngày trong tuần, khoảng 20 giờ đến 21 giờ 30, hoặc sáng cuối tuần, khi mọi người rảnh tay cầm điện thoại.
Nhắc nhẹ: 3 đến 5 ngày trước
Chỉ cần một tin ngắn kiểu "Thứ Bảy này 18 giờ tại Gem Center nhé, gặp nhau ở đó!" kèm lại link thiệp. Đây cũng là lúc bạn xem lại danh sách xác nhận và nhắn riêng cho những người chưa trả lời.
Gửi qua kênh nào?
Zalo và Messenger là kênh hợp nhất với thiệp online. Hãy gửi kèm một vài câu nhắn riêng và tránh gửi hàng loạt cùng một nội dung, vừa lịch sự, vừa không bị xem là tin rác.
Email hợp với đồng nghiệp, đối tác và cấp trên. Tiêu đề nên rõ ràng, ví dụ "Thiệp mời đám cưới Khoa và Vy, ngày 14/12".
Thiệp giấy có in mã QR dành cho người lớn tuổi hoặc khách quan trọng. Quét mã là mở được thiệp online, có bản đồ và nút xác nhận.
Còn với ông bà, cô dì chú bác lớn tuổi, một cuộc gọi vẫn là cách mời trân trọng nhất. Thiệp online gửi sau, để họ có thông tin tra cứu khi cần.
Nên gửi thiệp online hay thiệp giấy trước?
Nhiều cặp đôi làm song song cả hai: thiệp online gửi trước để khách lưu lịch và xác nhận, thiệp giấy gửi sau cho nhóm cần sự trang trọng. Nhờ biết trước số khách, bạn in đúng số thiệp giấy cần dùng và tiết kiệm được khá nhiều chi phí.
Thực tế cho thấy khi thiệp có nút xác nhận và mỗi khách một link riêng, phần lớn khách sẽ trả lời ngay trong tuần đầu mà bạn không phải hỏi. Với thiệp giấy, bạn gần như phải gọi từng người mới có con số để chốt bàn.
Kiểm tra trước khi bấm gửi
- Tên cô dâu chú rể và tên cha mẹ đã đúng chính tả.
- Giờ đón khách và giờ khai tiệc khớp với hợp đồng nhà hàng.
- Bản đồ trỏ đúng sảnh, vì nhiều trung tâm có hai đến ba sảnh cùng một địa chỉ.
- Đã bật xác nhận tham dự và thử xác nhận một lần từ điện thoại khác.
- Đã chia nhóm khách (nhà trai, nhà gái, bạn bè) để dễ theo dõi.
- Đã soạn vài mẫu tin nhắn kèm thiệp cho từng nhóm.
Bạn có thể tạo thiệp, chia nhóm khách và tạo link riêng cho từng người ngay trong trình tạo thiệp cưới online của The Sweet. Mỗi khách một link, mở ra là thấy đúng tên mình, chạm một lần để xác nhận, và kết quả tự chạy về danh sách của bạn.