Ba tháng trước đám cưới là lúc mọi thứ ập đến cùng một lúc. Nhà hàng gọi chốt thực đơn, thợ ảnh hỏi lịch, mẹ hỏi danh sách khách, còn bạn thì vẫn chưa kịp thử váy. Danh sách dưới đây chia việc theo từng tuần, ưu tiên những việc không thể trễ như đặt cọc, in ấn, chốt số, rồi mới đến những việc có thể xê dịch. Bạn có thể bỏ những mục không áp dụng với mình, nhưng đừng đảo thứ tự.
Tuần 12 đến tuần 10: Chốt khung lớn
- Chốt ngày, giờ lễ và giờ tiệc với hai gia đình, xem ngày nếu cần.
- Chốt lại địa điểm tiệc (nhiều nơi phải đặt trước cả nửa năm, nếu chưa đặt thì đặt ngay), ký hợp đồng, đặt cọc, xin sơ đồ sảnh và số bàn tối đa.
- Chốt ngân sách tổng và chia thành bốn nhóm: tiệc; trang phục và ảnh; lễ; thiệp, trang trí cùng các khoản khác.
- Lập danh sách khách sơ bộ theo nhóm (nhà trai, nhà gái, bạn bè, đồng nghiệp) để ước số bàn.
- Đặt đội ngũ chụp ảnh và quay phim cho cả lễ và tiệc. Đội ngũ tốt thường hết lịch rất sớm trong mùa cưới.
- Đặt lịch chụp ảnh cưới nếu chưa có. Nên chụp xong trước tiệc ít nhất tám tuần, vì thợ thường trả ảnh sau hai đến bốn tuần, như vậy mới kịp có ảnh cho thiệp.
- Chọn chủ đề và bảng màu. Quyết định này sẽ kéo theo thiệp, hoa, phông nền và trang phục gợi ý cho khách.
Tuần 9 đến tuần 8: Thiệp, trang phục, dịch vụ
- Làm thiệp cưới online: chọn mẫu theo chủ đề, điền thông tin lễ và tiệc, thêm bản đồ, bật xác nhận tham dự. Xuất bản trước bản báo ngày để gửi cho khách ở xa và khách nước ngoài.
- Chốt thiệp giấy nếu có in: thiết kế, số lượng cho nhóm cần thiệp giấy, và nhớ in mã QR của thiệp online lên thiệp.
- Chốt váy cưới và vest, thuê hoặc may, đặt lịch thử lần một.
- Đặt trang điểm và làm tóc cho cô dâu và mẹ hai bên.
- Đặt hoa cưới, trang trí, phông nền; gửi bảng màu cho đơn vị trang trí.
- Đặt xe hoa và xe đưa đón nếu hai nơi xa nhau.
- Chọn nhẫn cưới, đặt khắc tên.
Tuần 7 đến tuần 6: Chốt chi tiết
- Chốt thực đơn với nhà hàng, hỏi món cho khách ăn chay và trẻ em.
- Chốt MC, ban nhạc hoặc DJ, kịch bản tiệc sơ bộ gồm đón khách, lễ, khai tiệc, cắt bánh, giao lưu.
- Chụp ảnh cưới xong, nhận ảnh bản web và đưa album lên thiệp online.
- Hoàn thiện danh sách khách chính thức kèm số điện thoại hoặc Zalo, nhập vào mục Khách mời của thiệp online.
- Chuẩn bị lễ vật, mâm quả; hai gia đình thống nhất lại số mâm.
- Đặt bánh cưới và rượu nếu nhà hàng không bao gồm.
Tuần 5 đến tuần 4: Gửi thiệp
- Gửi thiệp cưới online chính thức cho toàn bộ khách, mỗi người một link riêng kèm lời nhắn theo nhóm. Họ hàng gửi ở tuần 5, bạn bè và đồng nghiệp gửi ở tuần 4.
- Gửi thiệp giấy trực tiếp cho ông bà, cha mẹ hai bên, khách của cha mẹ, cấp trên và đối tác.
- Đặt lịch cứ ba ngày kiểm tra phần xác nhận tham dự một lần.
- Thử váy lần hai, chỉnh sửa lần cuối.
- Chuẩn bị trang phục cho cha mẹ, phù dâu phù rể; thống nhất trang phục gợi ý cho khách.
- Đặt phòng khách sạn cho khách ở xa, nếu gia đình đài thọ.
Tuần 3: Nhắc và điều chỉnh
- Nhắn riêng những khách đã mở thiệp nhưng chưa xác nhận.
- Tổng hợp yêu cầu đặc biệt từ phần xác nhận (ăn chay, trẻ nhỏ, đến muộn) và gửi cho nhà hàng.
- Chốt kịch bản chi tiết với MC, duyệt nhạc mở màn và nhạc cắt bánh.
- Chốt bài phát biểu của đại diện hai gia đình, mỗi bên một đến hai phút.
- Kiểm tra lại hợp đồng của tất cả dịch vụ: giờ có mặt, số điện thoại người phụ trách.
Tuần 2: Chốt số
- Gọi điện cho nhóm chưa mở thiệp.
- Chốt số bàn với nhà hàng, thường là trước khoảng một tuần. Lấy số khách đã xác nhận cộng 60 phần trăm số khách chưa trả lời, và hỏi rõ chính sách bàn dự phòng.
- Xếp bàn: xuất danh sách khách đã xác nhận, xếp theo nhóm, in sơ đồ bàn.
- Chuẩn bị hộp mừng cưới và sổ ký tên, hoặc dùng sổ lưu bút online và mã QR mừng cưới trên thiệp.
- Mua giày và phụ kiện hợp với váy; đi thử giày vài lần cho quen chân.
- Làm đẹp, chăm sóc da, nhưng tránh thử liệu trình mới trong hai tuần này.
Tuần 1: Đếm ngược
- Gửi tin nhắc cho khách đã xác nhận, ba đến năm ngày trước, gồm giờ, địa điểm, bản đồ và trang phục gợi ý.
- Duyệt lịch trình ngày cưới với từng nhà cung cấp: mấy giờ trang điểm, mấy giờ đội ngũ ảnh đến, mấy giờ xe hoa xuất phát.
- Giao người phụ trách cho từng việc trong ngày cưới: tiếp tân, giữ quà, điều phối nhà hàng, giữ điện thoại của cô dâu. Cô dâu chú rể không phải ôm việc gì cả.
- Chuẩn bị túi cứu hộ: kim chỉ, băng keo hai mặt, thuốc đau đầu, băng cá nhân, sạc dự phòng, khăn giấy, kẹo bạc hà.
- Chuẩn bị sẵn phong bì cho các khoản còn phải thanh toán và tiền cảm ơn đội ngũ.
- Ngủ đủ, uống nhiều nước, không thử món lạ.
Ngày cưới
Hãy ăn sáng dù không thấy đói. Điện thoại của cô dâu chú rể giao cho một người giữ, mọi liên lạc đi qua người điều phối. Đến sớm hơn giờ đón khách ba mươi phút để chụp ảnh khi sảnh còn vắng. Và quan trọng nhất là hãy tận hưởng. Mọi thứ trễ mười lăm phút là chuyện bình thường, ngoài bạn ra chẳng ai để ý đâu.
Sau cưới, từ 1 đến 4 tuần
- Gửi lời cảm ơn chung trên thiệp online kèm ảnh tiệc trong một hai ngày đầu, rồi cảm ơn riêng từng người trong tuần đó.
- Kiểm tra quà mừng, ghi lại theo danh sách khách để đáp lễ sau.
- Nhận ảnh và video từ đội ngũ, cập nhật album tiệc lên thiệp online để khách xem lại.
- Trả trang phục thuê, thanh lý đồ trang trí.
- Đăng ký kết hôn nếu chưa, cập nhật các thông tin liên quan.
Vài mẹo để dùng danh sách này hiệu quả
Hãy chia việc cho ba người: cô dâu, chú rể và một người điều phối, có thể là anh chị em hoặc bạn thân. Người thứ ba này quan trọng hơn bạn tưởng.
Mỗi tuần dành một buổi tối cố định để rà lại danh sách và gọi các nhà cung cấp, thay vì để việc rải rác suốt tuần.
Những việc liên quan đến khách mời, gồm danh sách, thiệp, xác nhận và xếp bàn, chiếm khoảng 40 phần trăm thời gian chuẩn bị. Hãy làm sớm và dùng một công cụ chung, thay vì mấy file Excel rời rạc.
Thiệp cưới online của The Sweet gom toàn bộ phần khách mời vào một chỗ: tạo thiệp, nhập danh sách, gửi link riêng, theo dõi xác nhận và xuất bảng xếp bàn. Phần khó nhất của danh sách này, bạn có thể xong chỉ trong một buổi tối.